Llevar una empresa no es fácil, pero crear una serie de diagramas dependiendo de la situación puede dar un giro importante a tu estrategia y facilitarte el camino al éxito.
Cuando todo va bien quizá no haya mucho que cambiar, solo mejorar, pero si crees que hay algo que no va bien siempre es mejor solucionar procesos lo antes posible para así mejorar el rendimiento lo antes posible y ahí es donde los diagramas pueden ayudarte según los objetivos que puedas tener.
Los diagramas son una herramienta que se ha ido utilizando durante muchas décadas y por algo será. La diferencia que tenemos ahora mismo es la tecnología. Al tener todo mucho más accesible y digitalizado, nos permite crear diagramas como nunca antes habíamos podido ya sea personalizándolos, compartiéndolos online o incluso trabajando varias personas a la vez en ellos estando en distintas partes del mundo.
Crear alguno de estos diagramas puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza y puede que ayude a darle ese pequeño empujón que el negocio necesita.
Tipos de diagramas según objetivos
Según cuál sea tu objetivo, seguro que alguno de estos diagramas te ayudarán a sacar el mejor resultado posible:
Para mejorar los procesos
Si lo que quieres es mejorar los procesos de trabajo, sin duda tu elección debería de ser crear un diagrama de flujo de trabajo. Este tipo de diagrama te ayuda a explicar tus procesos claramente y definir quién es la persona indicada para cada tarea. Al tenerlo todo por escrito se hace todo mucho más llevadero porque si hay algún problema ya se sabe a quién hay que acudir para solucionarlo a la mayor brevedad posible.
Además, el diagrama de flujo de trabajo te ayuda a capacitar a nuevos empleados que se puedan unir a tu empresa al tenerlo ya todo bien organizado. También es perfecto para encontrar los fallos en procesos antes de que ocurran para saber cómo actuar antes de que ocurra algo.
Para tener mejor seguimiento de las tareas
Un diagrama de Gantt es una herramienta perfecta si lo que buscas es optimizar el seguimiento de las tareas tanto a nivel personal como a nivel de equipo. Este diagrama recopila la información cronológicamente y a partir de ahí se pueden ir añadiendo las tareas y distintas funcionalidades.
Si se hace de forma online es el método perfecto de planificación, porque cada una de esas tarjetas puede estar asignada a un trabajador o equipo y, además, puede distinguirse por colores según la prioridad o se puede añadir más información sobre cada tarea para saber en qué consiste por si alguien importante de la empresa lo consulta y no sabe qué es.
Es ideal para planificar proyectos, asignar responsabilidades y ver cómo se están desarrollando esas responsabilidades. Muchos empleadores lo están utilizando mucho en la actualidad para monitorear el trabajo mientras se trabaja en remoto y es algo que está funcionando muy bien.
Para resolver problemas
El diagrama de Ishikawa es el ideal para resolver problemas de todo tipo. Se usa para explorar las causas potenciales de un problema para resolverlo desde la raíz. También llamado de causa y efecto, este diagrama cuenta con la principal ventaja de que se concentra en la causa del problema en lugar de los síntomas para aunar todos los esfuerzos y acabar con el bloqueo a la mayor brevedad posible.
Es un diagrama que parte de una lluvia de ideas, por lo que es ideal llevarlo a cabo con todo el equipo para tener distintas ideas, para fomentar el trabajo en equipo y para mantener la calma.
Para analizar a la competencia
Si lo que estás buscando es analizar a tu competencia y ver en qué os parecéis y en qué se distinguen, el uso del diagrama de Venn se antoja como fundamental. Es un diagrama que muestra las relaciones de distintos grupos de cosas, en este caso competidores, de una forma muy visual y efectiva.
Para hacerlo elige otros dos competidores junto contigo y crea los tres círculos que se superpongan por sus extremos, así podrás ver qué es lo que tienes tú que no hace el resto, que tiene el resto que no tienes tú y qué es lo que estáis haciendo todo. A partir de ahí ya podrás tomar decisiones mejor enfundadas.
El diagrama de Venn también se utiliza mucho en procesos de toma de decisiones, en investigaciones, en presentaciones y educación.
Para presentar datos
Los equipos de ventas y cualquier equipo que tenga que mostrar resultados en general tienen que hacerlo de la forma más sencilla posible para el receptor. Ahí es donde entra el juego el diagrama, o gráfico, de barras. Presenta datos ilustrados con barras de diferentes longitudes dependiendo del resultado para reportar mejor tu trabajo en base a los resultados. En la actualidad hay una gran cantidad de herramientas con los que lo puedes hacer online para personalizarlo tanto como quieras y así mostrar visualmente los resultados. También puedes hacer un diagrama circular, es parecido pero los resultados se muestran como porciones en base a un círculo completo.
Con todos estos diagramas ya puedes dar un salto de calidad, y en lo visual, en tu día a día no solo para que todo quede bonito, que eso quizá es lo de menos, sino para aumentar la eficiencia y productividad de los tuyos y los que te rodean.
