La «ley de Parkinson», formulada por Cyril Northcote Parkinson, historiador naval británico y prolífico escritor de cerca de 70 libros, puede expresarse de la siguiente manera:
Es una observación frecuente que el trabajo tiende a expandirse hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización.
Es decir, sin importar la tarea a completar, la mayoría de las veces emplearemos el tiempo que se nos haya asignado para concluirla.
Un ejemplo claro de este fenómeno ocurre en el ámbito académico. Si un estudiante recibe tres semanas para presentar un trabajo, es habitual que lo entregue en el último momento posible. Lo mismo sucede con concursos, premios y candidaturas con plazos fijos, así como en la entrega de proyectos laborales.
El problema de posponer una tarea hasta el último minuto es que suele afectar su calidad, genera un aumento del estrés y provoca una sensación de culpa por no haberla completado antes, pese a haber tenido suficiente tiempo para ello.
Un ejemplo clásico citado por Parkinson en un artículo publicado en The Economist en 1955 es el de una anciana que debía escribir una postal a su nieto. Como disponía de todo el día para hacerlo, terminaba tardando precisamente un día entero en completar la tarea.
Cómo aprovechar la ley de Parkinson en tu beneficio
Si te has visto reflejado en estas situaciones, hay buenas noticias: se puede contrarrestar el efecto de la «ley de Parkinson» si entendemos cómo opera nuestra mente.
Si solo logramos ser realmente productivos cuando una fecha límite se acerca, podemos recrear artificialmente ese sentido de urgencia. Al hacerlo, conseguimos reducir la distracción generada por otras tareas menos prioritarias y enfocarnos en lo que verdaderamente importa.
Una estrategia efectiva es dividir las tareas en múltiples subtareas de corta duración, idealmente de pocos minutos, e imponernos plazos muy estrictos para completarlas. Esto se basa en una idea derivada de la «ley de Parkinson» que fue formulada por Stock-Sanford y que podría resumirse así: «Si dejas una tarea para el último minuto, solo necesitarás un minuto para terminarla».
Por ello, al dedicar tiempo inicial a fragmentar una tarea grande en actividades más pequeñas y establecer numerosas fechas límite a corto plazo, podemos aumentar la productividad al «engatusar» a nuestro cerebro.
La segunda gran idea de Parkinson
No obstante, la reflexión de Parkinson no terminaba ahí. Su crítica principal se dirigía hacia el crecimiento descontrolado de la burocracia en la administración naval británica. Con el ejemplo de la anciana, también pretendía evidenciar que, a medida que aumentaba el número de funcionarios, la carga de trabajo individual disminuía, pero estos empleados seguían utilizando todo el tiempo disponible para completar sus tareas, lo que derivaba en una caída de la eficiencia.
Parkinson llegó a esta conclusión tras observar que, pese al crecimiento del personal administrativo y la reducción del número de barcos en la flota británica, el tiempo requerido para realizar los trámites seguía siendo el mismo. Aunque pueda parecer contradictorio, una posible explicación es que, cuanto mayor es una organización, más procesos y jerarquías intervienen, lo que prolonga innecesariamente la ejecución de las tareas. En otras palabras, el trabajo no solo se expande en función del tiempo disponible, sino también en relación con el número de personas involucradas.
Este fenómeno también puede observarse en otros entornos administrativos, empresariales e institucionales. En equipos reducidos, es frecuente escuchar comentarios como «parece que hacen el trabajo de muchos», ya que la distribución equitativa de tareas genera mayor eficiencia que en estructuras con numerosos niveles jerárquicos. Por esta razón, en la actualidad se llevan a cabo estudios matemáticos para determinar el tamaño óptimo de los grupos de gestión tanto en el sector público como en el privado.
Investigaciones posteriores sugieren que la eficiencia empieza a disminuir cuando un equipo supera los 20 miembros. Al rebasar este umbral, se incrementa la probabilidad de que surjan subgrupos con visiones divergentes, lo que provoca que cada facción empiece a operar de manera independiente. Para evitar esta pérdida de rendimiento, Parkinson y otros expertos recomiendan definir objetivos con claridad y sin ambigüedades.
Identificar estos problemas y aplicar soluciones sencillas permite impulsar la productividad de manera efectiva. Puedes comenzar a ponerlo en práctica en cualquier momento, aunque conviene establecer una hora concreta para hacerlo; de lo contrario, como en el caso de la postal de la anciana, podría llevarte todo el día.
