En el caso de tener una empresa o entidad y querer crear vínculos y sinergias con otras empresas o con una audiencia concreta, una de las mejores opciones es organizar un evento. En este sentido, los congresos se han convertido en una herramienta esencial para ello, puesto que permiten generar numerosas oportunidades de negocio y de esta forma, aumentar el desarrollo positivo de cualquier empresa que se precie.
Es evidente que cualquier persona que regente una empresa quiere que esta vaya a más y por tanto, busca herramientas para poder crear sinergias empresariales o conectar con un mayor número de público. En este sentido, la organización de congresos se ha convertido en elemento clave en todo esto, ya que es un evento que permite alcanzar estos objetivos de manera efectiva, si bien, dicha organización hay que hacer de forma precisa, teniendo en cuenta todos los detalles y contar con una buena planificación para que todo vaya sobre ruedas.
Qué es un congreso y cómo organizarlo
Cuando se habla de congresos se está haciendo referencia a un tipo de evento que tiene como principal finalidad reunir en un mismo espacio a profesionales, expertos o incluso seguidores de una actividad, área o campo específico. Lo que se pretende con ello es poder intercambiar opiniones, conocimientos, presentar proyectos o investigaciones o incluso realizar debates si fuera necesario, entre otras cosas. Lo cierto es que en la actualidad los congresos son de diversa índole, desde políticos a médicos, tecnológicos, educativos, comerciales o de industria, entre otras áreas. En cualquier caso, si se está pensando en organizar un congreso de manera adecuada, es importante seguir los pasos que se detallan a continuación.
Objetivo y tema
Como no podía ser de otra manera, el primer paso que hay que dar es definir muy bien cuál va a ser el objetivo del congreso, qué se pretende alcanzar con el mismo y el tema estrella sobre el que se va a basar. De igual modo, es importante establecer el público al que va a dirigirse, sin duda, dos aspectos clave para que, posteriormente, se puedan tomar las decisiones que correspondan.
Presupuesto
Claro está, para organizar bien un congreso, otro punto importante es establecer de manera precisa el presupuesto con el que se cuenta. Este debe ser real y no tener previstos gastos innecesarios, sabiendo que hay que tener en cuenta cuáles son los gastos fijos como es el caso del alquiler del espacio, el catering, marketing o los ponentes. Además, no está de más buscar algunas fuentes de financiación complementarias.
Comité organizador
Habrá que designar a un grupo de personas para que sean las encargadas de organizar el evento. Lo habitual en estos casos es que se reúnan varios equipos y que cada uno de ellos lleve a cabo tareas específicas tales como la parte comercial, la de producción o la de comunicación. Asignar roles y trabajos, además de establecer un plan de acción siempre es exitoso.
Ponentes
Todo congreso que se precie debe tener uno o varios ponentes. Para que el evento sea de gran calibre, se recomienda siempre buscar figuras expertas o reconocidas en el ámbito sobre el que se desarrolle el congreso, ya que esto le dará notoriedad. En la medida de lo posible, estos expertos deben ser tanto nacionales como internacionales.
Espacio y fecha
No se puede organizar un congreso sin un espacio bien definido por eso es tan importante tener clara la ubicación del evento con antelación. Lo ideal es que sea un espacio que esté en una ciudad con buenos servicios y bien comunicada, siendo además las mejores fechas aquellas que puedan coincidir con ciertas épocas del año como Navidad, verano o Semana Santa.
Programa
Además de los ponentes, es importante ofrecer a los participantes en el congreso un programa detallado de actividades complementarias. El programa debe estar dividido por horas y lo normal es que en él se incluyan talleres, comidas, conferencias o pausas para descanso.
Logística
Una vez hecha la producción previa llega el momento de poner en marcha la logística para que no falte ni un detalle. En este sentido, hay que tener muy en cuenta aspectos tales como las inscripciones, el transporte, alojamiento, alimentación, materiales que sean necesarios para el evento o incluso servicios de traducción.
Promoción
Por último, cuando se tiene todo controlado, hay que promocionar el congreso. Lo normal en estos casos es establecer una buena estrategia de marketing y difusión, siendo el mailing, las redes sociales y los medios de comunicación herramientas fundamentales para ello.
