Una empresa puede empezar gestionando sus clientes en una hoja de cálculo, las facturas en una aplicación sencilla y los gastos desde la banca online. Mientras las operaciones son pocas, el sistema puede funcionar. El problema aparece cuando aumentan los pedidos, los trabajadores, los proveedores o las referencias de producto y cada tarea administrativa depende de una fuente de información diferente.
En ese momento, saber cuánto se ha vendido no siempre permite saber cuánto se ha cobrado. El departamento comercial puede consultar unas existencias que todavía no reflejan la última salida del almacén y administración puede recibir una factura que tiene que volver a registrar en contabilidad. Un ERP permite relacionar esos procesos para que la información introducida en un área pueda utilizarse en las demás.
Entender qué es verifactu también forma parte de esta revisión tecnológica. Verifactu está relacionado con los sistemas informáticos de facturación y con la necesidad de garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de sus registros. El objetivo es que las operaciones queden registradas de manera verificable y que las modificaciones no puedan realizarse sin dejar constancia.
La adaptación no afecta exclusivamente al programa utilizado para crear una factura. Una empresa que facture desde un ERP deberá comprobar que ese módulo cumple los requisitos correspondientes.
La lucha contra el fraude
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, está en el origen de estos cambios. Entre otras cuestiones, introdujo requisitos destinados a impedir que los sistemas informáticos permitan mantener contabilidades diferentes o alterar registros sin trazabilidad. Para una empresa, esto convierte la elección del software en una cuestión tanto operativa como de cumplimiento.
La factura electrónica es también fundamental
La factura electrónica añade otra pieza al sistema. En las relaciones empresariales implica generar, transmitir y recibir información de facturación electrónicamente mediante los formatos y procedimientos previstos en la normativa correspondiente.
La obligatoriedad de la factura electrónica debe analizarse por separado de Verifactu. Mientras Verifactu se refiere especialmente al funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación y sus registros, la factura electrónica afecta al intercambio digital de las facturas entre empresas y profesionales. Un ERP preparado para el nuevo escenario debería ser capaz de gestionar ambos procesos o integrarse con soluciones que los resuelvan.
El almacén puede determinar qué ERP necesita una empresa
En una compañía de distribución, una venta afecta inmediatamente a varias áreas.
El cliente realiza un pedido. Comercial necesita comprobar si existe mercancía disponible. Almacén debe saber qué productos preparar. Administración tendrá que emitir la factura y posteriormente controlar el cobro.
Cuando las aplicaciones están integradas, el pedido inicial puede desencadenar buena parte de esas operaciones sin volver a introducir los datos.
La situación es todavía más exigente en logística. Una empresa puede necesitar controlar ubicaciones, recepciones, movimientos internos, preparación de pedidos y expediciones. En esos casos puede ser conveniente mantener un sistema especializado de gestión de almacenes. La cuestión fundamental será comprobar cómo intercambia información con el ERP.
Las nóminas y el ERP
La gestión laboral también requiere especialización. Un programa de nóminas se ocupa de trabajadores, salarios, cotizaciones y otros procesos propios del área laboral. Una compañía que ya disponga de una solución adecuada no tiene necesariamente que sustituirla al implantar un ERP. Puede resultar más razonable integrar ambos sistemas.
Por ejemplo, una vez generado el proceso de nóminas, la información económica necesaria puede trasladarse a contabilidad sin que el departamento administrativo tenga que volver a registrarla.
Por eso, al comparar ERP no debería preguntarse únicamente cuántas funciones incluyen. También hay que analizar qué aplicaciones externas pueden conectar y con qué nivel de automatización.
Para una pyme, más funciones no siempre son mejores
Una pequeña empresa de servicios puede tener necesidades bastante más simples.
Puede requerir presupuestos, clientes, facturación, gastos, cobros y contabilidad, pero no gestión avanzada de almacenes o logística.
En estos casos, un ERP demasiado complejo puede convertirse en una dificultad. Más módulos implican también más configuración, formación y mantenimiento. La elección debería partir de las operaciones que se realizan cada semana, no de una previsión poco concreta de todo lo que quizá pueda necesitarse algún día.
Comprobaciones antes de elegir
Antes de contratar un ERP conviene revisar aspectos como el coste, la migración, la compatibilidad, el cumplimiento legal y la recogida de datos.
El cumplimiento legal es particularmente relevante: cómo se conecta con nóminas, almacén, bancos, TPV y otras aplicaciones existentes. Y cómo aborda
Verifactu, factura electrónica y posteriores cambios normativos.
Los errores que encarecen una implantación
Uno de los errores más habituales consiste en comprar el software antes de revisar los procesos. Otro fallo consiste en trasladar información sin depurarla previamente. Clientes duplicados, referencias antiguas y datos incompletos pueden generar incidencias desde el primer día. Para finalizar, hay que evitar las integraciones supuestamente automáticas que en realidad dependen de exportar un archivo, modificarlo manualmente e importarlo en otro sistema.
